Macchine prive di componenti, apparecchi che non svolgono la funzione per cui sono stati acquistati, impianti fermi per mesi, a volte anni… Quante di queste storie abbiamo sentito? Purtroppo spesso sono vere, e generano danni ingentissimi per produzioni bloccate, processi non conformi, liti legali, sangue amaro… Saper formulare e gestire correttamente il contratto d’acquisto evita tutto questo.
di Francesco Bordoni
L’acquisto di una macchina di produzione dovrebbe sempre generare un vantaggio equo e reciproco ai contraenti, sia a chi vende sia a chi compra. Spesso, purtroppo non è così. Troppe volte la macchina che viene installata non corrisponde a quanto l’acquirente pensava di ricevere e rileggendo il contratto ci si accorge che qualcosa non era stato considerato correttamente da chi acquista, da chi vende o, spesso, da entrambi.
In una serie di articoli – di cui questo è il primo – affrontiamo il tema con l’obiettivo di aiutare i contraenti a prevenire possibili brutte sorprese. A questo scopo elenchiamo e analizziamo quelli che secondo noi sono le azioni da effettuare per concretizzare l’acquisto e poi verificare che il bene ricevuto dall’acquirente corrisponda esattamente sia alle esigenze sia alle aspettative.
Si tratta di sette passaggi basilari:
- studio di fattibilità
- contatto con i fornitori
- definizione del contratto di acquisto
- definizione del protocollo di collaudo
- firma del contratto di acquisto
- esecuzione del collaudo
- accettazione della macchina.
1) LO STUDIO DI FATTIBILITÀ
Si tratta della fase più importante e delicata, perciò deve essere svolta nei minimi dettagli in quanto identifica la macchina che effettivamente serve e servirà per un determinato numero di anni. Le variabili da esaminare e analizzare sono diverse e per eseguire lo studio in modo corretto occorre tutto il tempo necessario, senza prendere scorciatoie. Infatti, se per l’impresa un investimento sbagliato è deleterio, e un investimento non centrato tuttalpiù è una spesa inutile, un investimento centrato potrà rappresentare la carta vincente per il periodo attuale e gli anni futuri.
Scelta della squadra
Lo studio di fattibilità non è un’attività solitaria ma di squadra; perciò il primo passo da fare è scegliere la squadra che lo porterà avanti fino alla conclusione. Con un’avvertenza preliminare: chi partecipa allo studio di fattibilità deve vivere questa esperienza come aiuto reciproco e non viverla come una competizione. Chi partecipa allo studio deve essere dotato di:
- spirito di squadra
- onestà intellettuale
- competenze specifiche di ordine tecnologico, logistico, merceologico, di marketing
- competenze in materia di costi industriali
- conoscenza delle normative vigenti
- spirito propositivo
- capacità di lavorare sotto stress
Identificazione del tipo di investimento
Il primo compito che deve affrontare la “squadra” è identificare la tipologia di investimento su cui compiere lo studio di fattibilità ovvero definire se è di area prestampa, stampa, fustellatura, piegatura, eccetera. Fatto questo si passa a identificare che tipo di macchina servirebbe, ad esempio una platina automatica con estrattore oppure con estrattore e separatore, con un formato maggiore, con tutte le variabili insieme…
Esame tecnologico
Questo esame serve a contestualizzare l’eventuale nuova macchina nell’ambito in cui dovrebbe operare: lo studio di fattibilità per una macchina da stampa a foglio ha caratteristiche diverse da quello per una macchina da stampa a bobina o per una fustellatrice. L’esame tecnologico deve essere approfondito, dettagliato, oggettivo (ed è la parte più complessa e delicata), e richiede di verificare tutte le caratteristiche tecniche e gli accessori aggiuntivi non standard (optional).
Si devono effettuare proiezioni delle caratteristiche utili a simulare il comportamento della macchina in esame, tanto in termini di produttività quanto di qualità. Per questo dovranno essere proiettati i quantitativi di scarti per gli avviamenti, le quote legate alla produzione e le eventuali esigenze specifiche, quali per esempio test di laboratorio da effettuare esternamente. Inoltre si devono proiettare i tempi per le manutenzioni ordinarie e, per concludere, la previsione vita utile della macchina, per poter eseguire i calcoli degli ammortamenti industriali e il grado di recupero dell’investimento.
In questo contesto vanno considerati anche fattori meno intuitivi, come le competenze che dovranno avere gli operatori, e se dovranno essere programmati corsi di aggiornamento extra per la formazione sull’utilizzo della macchina. Sempre in questa fase si dovranno anche identificare e definire i controlli e i test di produzione, le tolleranze di accettazione, gli strumenti di misura da utilizzare.
Impatto produttivo
Una volta definiti i punti illustrati in precedenza, si dovrà identificare e calcolare l’impatto produttivo dell’investimento (o degli investimenti) in esame. Sono due le possibili situazioni: la sostituzione di bene esistente e installato, l’affiancamento a un bene esistente e installato.
In questa seconda ipotesi, basta sommare all’esistente ciò che riguarda il nuovo impianto; in caso di sostituzione, invece, si dovrà calcolare il D fra quanto proiettato per il possibile investimento e ciò che produce l’installato. Per semplicità si porta il seguente esempio: la macchina già installata produce 9.000 fogli/h equivalenti a 3 bancali (3.000 fogli/bancale), mentre la nuova macchina produrrebbe 12.000 fogli/h ovvero 4 bancali invece di 3. Questa variazione impatta su:
- produzione: bisognerà dunque aumentare i quantitativi di materiale da tenere a disposizione,
- riduzione dei tempi per produrre le commesse: per non fermare la macchina, dovranno essere aperte più commesse, con le conseguenze che vedremo in seguito,
- incremento dei documenti fiscali: con l’aumento del numero di commesse aumentano anche i DDT (documenti di trasporto) e le fatture.
Impatto logistico
Il nuovo possibile investimento, insomma, porterà alla modifica di quantitativi di materie prime, semilavorati, prodotti finiti e quindi sia i magazzini sia i mezzi hardware e software di logistica dovranno essere adeguati di conseguenza. Va dunque effettuata una verifica dello spazio a magazzino e della tipologia di magazzino per capire se l’aumento complessivo dei quantitativi trattati suggerisca un ampliamento del magazzino manuale o il passaggio a un magazzino automatizzato. Per tornare all’esempio precedente, in un’ora si dovranno movimentare 4 bancali al posto di 3, con impatti anche sui mezzi di movimentazione interna orizzontali. La domanda da porsi dunque è: sono sufficienti i mezzi a disposizione?
Impatto commerciale
Visto l’impatto del possibile nuovo investimento su produzione e logistica, bisognerà verificare la necessità di potenziare/modificare anche l’approccio commerciale – in termini di ordini (cambiano i quantitativi offerti) e di tipologie di mercati da affrontare. Se, per esempio, il nuovo investimento incrementa il valore aggiunto dello stampato, la struttura commerciale dello stampatore dovrà rivolgersi a clienti che richiedono questo tipo di prodotto. Questo comporta ricerche di mercato, formazione della forza commerciale, un eventuale nuovo approccio al mercato e ai clienti, la capacità di gestire un numero maggiore di ordini acquisiti.
Impatto economico
Per impatto economico non intendiamo qui la forma di pagamento dell’investimento – che sarà argomento di considerazioni finanziarie – ma i costi generati dagli incrementi esaminati nei punti precedenti, che riguardano sia materiali e attrezzature, sia personale. Per esempio, se deve aumentare il numero di mezzi di spostamento orizzontale interno a controllo umano (dunque non automatico quale AGV, LGV, eccetera) si dovrà prevedere l’assunzione di nuovo personale e la sua formazione per la conduzione del mezzo.
Impatto formativo
In base alle valutazioni dell’impatto tecnologico, produttivo e commerciale, si dovranno verificare le competenze esistenti e la necessità di eventuali corsi di formazione, aggiornamento, addestramento, a vari livelli – con argomenti trattati in modo adeguato alla funzione che dovrà essere formata.
Fine della prima parte. La seconda verrà pubblicata su Converting 2/2023.
Francesco Bordoni (Ci.Ti.O) è un esperto dei vari processi produttivi – dalla prestampa al prodotto finito – delle Arti Grafiche e del packaging. Molto noto nel settore, svolge attività di consulente, pubblicista e formatore nelle Arti Grafiche; inoltre è perito del Tribunale con competenza in tecnologie, flussi produttivi e materie prime.
